Ajuste direto passo a passo: da decisão de contratar ao BASE.

O ajuste direto é o procedimento mais simples do Código — o que não o torna informal. Cada passo tem suporte documental próprio, e é nos passos «óbvios» que os processos chumbam em auditoria. Este guia percorre a tramitação completa, pela ordem certa.

1. Decisão de contratar e escolha do procedimento

Tudo começa na decisão de contratar, proferida pelo órgão competente, com o cabimento orçamental garantido. Se a escolha do ajuste direto assenta no valor, confirme o limiar (inferior a 20 000 € em bens e serviços, 30 000 € em empreitadas); se assenta num critério material, a fundamentação de facto e de direito integra a decisão. É também aqui que se verifica o limite de convites à entidade escolhida (artigo 113.º, n.º 2).

2. Aprovação das peças e convite

As peças do ajuste direto são o convite e o caderno de encargos, aprovados pelo órgão competente para a decisão de contratar. O convite indica, entre outros elementos, o objeto, o prazo e modo de apresentação da proposta, o critério de adjudicação e os documentos exigidos. Peças incoerentes entre si são o vício mais frequente — o Crivo da Procurai valida precisamente essa coerência.

3. Apresentação e análise da proposta

A proposta é entregue no prazo fixado (livre, mas adequado ao objeto). Segue-se a análise: conformidade com o caderno de encargos, atributos submetidos à concorrência e eventuais esclarecimentos sobre a proposta. Havendo uma única proposta, o projeto de decisão pode dispensar formalidades — mas a análise escrita fica no processo.

4. Adjudicação e habilitação

A adjudicação é notificada ao adjudicatário com o pedido dos documentos de habilitação (declaração do anexo II, registo criminal, situação tributária e contributiva regularizada) no prazo fixado. Irregularidades sanáveis merecem prazo de suprimento; a falta imputável ao adjudicatário faz caducar a adjudicação.

5. Contrato e publicitação no BASE

Reduzido o contrato a escrito (quando exigível), segue-se o passo de que dependem os pagamentos: a publicitação no portal BASE. Sem ela, o contrato não produz efeitos financeiros — é condição de eficácia, não formalidade decorativa (artigo 127.º). No regime simplificado (até 5 000 €, ou 10 000 € nas empreitadas), a tramitação acima comprime-se numa adjudicação sobre fatura — mas a publicitação mantém-se.

O processo que sobrevive a uma auditoria

No fim, o processo administrativo deve contar a história completa sem precisar de explicações orais: decisão de contratar fundamentada, peças aprovadas, convite enviado, proposta analisada, habilitação verificada, contrato assinado, ficha no BASE. Se algum destes documentos faltar, é isso que a auditoria vai apontar — anos depois, quando já ninguém se lembra do contexto.