Da adjudicação à assinatura: a reta final onde os prazos mandam.

Adjudicar não é contratar: entre a decisão e a assinatura corre uma sequência apertada de atos em que tanto a entidade como o adjudicatário podem fazer caducar tudo. Este guia é o mapa dessa reta final, com os prazos que não podem falhar.

1. Notificar bem a adjudicação

A adjudicação notifica-se em simultâneo a todos os concorrentes — e ao adjudicatário acrescenta-se o pedido dos documentos de habilitação, a exigência de caução (quando devida) e os respetivos prazos. Uma notificação completa evita o pingue-pongue de ofícios que consome o prazo de manutenção das propostas.

2. Habilitação: verificar e dar hipótese de suprir

Recebidos os documentos (anexo II, registos criminais, certidões AT e Segurança Social, habilitações específicas), verificam-se contra o que as peças exigiam — nem mais, nem menos. Irregularidades sanáveis merecem prazo de suprimento; só a falta imputável ao adjudicatário, esgotado esse prazo, fundamenta a caducidade da adjudicação — caso em que se pode adjudicar ao ordenado seguinte.

3. Caução, quando devida

Acima de 200 000 € de preço contratual, a caução pode ser exigida — até 5%, ou 10% em preço anormalmente baixo. O adjudicatário escolhe o modo (depósito, garantia bancária, seguro-caução) dentro do que as peças admitem. Sem caução prestada, a minuta não se aprova.

4. Minuta: aprovar, notificar, aceitar

O órgão competente aprova a minuta do contrato depois de prestada a caução; notificada ao adjudicatário, considera-se aceite se não houver reclamação no prazo legal. Ajustes ao conteúdo do contrato nesta fase têm limites estreitos: a minuta espelha as peças e a proposta — não é uma segunda negociação.

5. Outorga e publicitação

Segue-se a assinatura no prazo previsto — hoje, em regra, com assinatura eletrónica qualificada — e o passo de que dependem os pagamentos: a publicitação no portal BASE, condição de eficácia do contrato. Contrato assinado e não publicitado é contrato que não pode ser pago.

6. Visto do Tribunal de Contas, quando aplicável

Acima do limiar legal de fiscalização prévia, o processo segue para visto — e a eficácia financeira fica suspensa até à sua concessão (expressa ou tácita). A execução material pode, em regra, iniciar-se; pagamentos antes do visto geram responsabilidade financeira. Como preparar o processo está no guia do visto prévio.

Os relógios desta fase

Três prazos correm ao mesmo tempo e convém tê-los à vista: o de manutenção das propostas (o teto de tudo), os prazos do adjudicatário (habilitação, caução, reclamação da minuta) e os prazos da entidade (aprovações e notificações). A reta final perde-se quase sempre por gestão de calendário, não por direito.