Que rubrica usar no cabimento: da natureza da despesa ao código certo.

Antes da decisão de contratar, alguém tem de dizer em que rubrica do orçamento a despesa vai ser feita. É nessa rubrica que se faz o cabimento: a reserva da dotação disponível para o processo de despesa, que fundamenta a autorização (NCP 26). E a decisão de contratar cabe ao órgão competente para autorizar a despesa (artigo 36.º, n.º 1, do CCP), por isso a rubrica tem de estar escolhida quando o processo lhe chega.

A rubrica vem da classificação económica das despesas públicas, aprovada pelo Decreto-Lei n.º 26/2002, que tem as rubricas e as notas explicativas aqui, uma a uma. Este guia é sobre como escolher entre elas.

A rubrica não sai do código CPV

O código CPV diz o que se compra; a rubrica diz a natureza económica da despesa. São perguntas diferentes, e não há tabela oficial que leve de uma à outra. O mesmo computador é investimento quando se compra como equipamento e despesa corrente quando se aluga; uma obra num edifício é conservação ou investimento conforme o que muda no edifício. Comece pela despesa, não pelo código do objeto.

Três perguntas

1. É um bem ou um serviço? As compras correntes dividem-se em dois subagrupamentos: 02.01 — Aquisição de bens e 02.02 — Aquisição de serviços. Quando a fatura junta as duas coisas, a nota explicativa às vezes decide: a reparação adjudicada a uma oficina, com peças e mão de obra faturadas em conjunto, é toda 02.02.03 — Conservação de bens.

2. É consumo ou investimento? O agrupamento 07 — Aquisição de bens de capital é para os bens que contribuem para a formação de capital fixo: duradouros, usados pelo menos durante um ano na produção de bens ou serviços (nota de 07.01.00). As ferramentas e utensílios mostram a fronteira: com vida útil até um ano, ou de valor unitário pouco relevante, são 02.01.17; com duração superior a um ano e valor unitário materialmente relevante, são 07.01.11.

3. Compra, aluguer ou manutenção? A compra de um equipamento, o aluguer e a assistência técnica são três rubricas diferentes. O aluguer em locação operacional vai para as rubricas de locação do 02.02 (02.02.04 a 02.02.08); a locação financeira vai para o 07.02, com os juros em 03.03; a assistência técnica aos bens no âmbito de contratos é 02.02.19.

Os casos que mais dúvidas levantam

Software

O que se contrata	Rubrica habitual
Software adquirido como investimento	07.01.08 — Software informático
Software em aluguer (locação operacional)	02.02.05, alínea B0
Assistência técnica ao software	02.02.19, alínea B0
Desenvolvimento de software	02.02.20, alínea A0, subalínea A0
Estudos de organização de projetos informáticos	02.02.14, alínea A0

As alíneas são as de tipificação vinculativa na administração central. A nota explicativa de 07.01.08 é curta («Engloba as despesas com os produtos informáticos») e não distingue licenças perpétuas de subscrições: é nesse ponto que vale a pena confirmar a prática da entidade antes de cabimentar.

Obras: conservação ou grande reparação

A conservação, reparação e beneficiação de bens adjudicada a empresas é 02.02.03. Mas as grandes reparações de edifícios, habitações e material de transporte vão para as rubricas de investimento (nota de 02.02.03). O anexo III dá o critério: nos edifícios e habitações, é grande reparação a obra que altera a planta; nas viaturas, a que substitui o motor (nota de 07.01.00). A construção, a aquisição e a conservação de edifícios têm subalíneas próprias em 07.01.03.

Se o serviço faz a obra com pessoal próprio, os materiais vão para 02.01.21 — Outros bens (ou para 02.01.12, nas peças de material de transporte), e só o pessoal especializado recrutado para a obra fica em 02.02.03.

Viaturas

A compra é 07.01.06 — Material de transporte; a locação financeira, 07.02.05; as peças para a oficina própria, 02.01.12. O aluguer tem duas notas que se sobrepõem: a de 02.02.10 inclui o aluguer de automóveis, com ou sem condutor, e a de 02.02.04 a 02.02.08 reserva 02.02.06 para a locação operacional com suporte num contrato de locação. Siga a prática da entidade e mantenha-a de ano para ano.

Consultoria ou trabalhos especializados

02.02.14 é para estudos, pareceres, projetos e consultoria, de organização e apoio à gestão. 02.02.20 é para os serviços técnicos que o organismo não consegue assegurar pelos seus meios: serviços informáticos, análises laboratoriais, trabalhos tipográficos. A tabela tem ainda uma rubrica de despesas com pessoal para o pessoal em regime de tarefa ou avença (01.01.07); a escolha entre ela e as do 02.02 depende do enquadramento do contrato e cabe ao serviço de contabilidade.

As rubricas residuais

02.01.21 — Outros bens e 02.02.25 — Outros serviços existem para o que não cabe em mais lado nenhum. A nota de 02.02.25 é clara: só lhe devem ser afetadas as despesas que, de modo algum, não possam ser classificadas nas rubricas tipificadas. Se a despesa cabe numa rubrica com nome próprio, é essa.

Um contrato, mais de uma rubrica

Um contrato pode juntar prestações de natureza económica diferente, como a compra de equipamento com a manutenção dos anos seguintes. A classificação acompanha a natureza de cada prestação, por isso o cabimento pode ter de se repartir por mais de uma rubrica, cada uma pelos encargos prováveis que lhe cabem. Repare que o valor estimado do contrato, que escolhe o procedimento, é um só e não inclui IVA (artigo 17.º do CCP); o cabimento é pelo montante dos encargos prováveis, e esses incluem o IVA que a entidade vai suportar.

Quando a despesa se estende por mais de um ano, a dotação do ano cabimenta-se no orçamento do ano, e os compromissos para os anos seguintes são compromissos plurianuais, sujeitos a autorização prévia (artigo 6.º da Lei n.º 8/2012).

Antes de submeter a decisão de contratar

• A rubrica escolhida corresponde à natureza da despesa, e não ao código CPV?
• A nota explicativa da rubrica inclui o caso? E a das rubricas vizinhas exclui-o?
• Na administração central, a alínea e a subalínea são as de tipificação vinculativa da circular da Entidade Orçamental para o ano?
• Nas autarquias, a rubrica é a do classificador adaptado pela DGAL?
• O montante cabimentado cobre os encargos prováveis, com IVA quando a entidade o suporta?
• Há fundos disponíveis para o compromisso que se vai assumir?